Bezpieczne pozbywanie się dokumentacji nie zaczyna się od przekazania kartonów do utylizacji, lecz od ustalenia, czy dokumenty faktycznie osiągnęły koniec okresu przechowywania. Dopiero potem można zaplanować brakowanie, zabezpieczyć akta w czasie oczekiwania i udokumentować ich nieodwracalne zniszczenie. Taki porządek ogranicza ryzyko zarówno przedwczesnego usunięcia potrzebnych dowodów, jak i wycieku danych.
Problem dotyczy nie tylko akt osobowych. Dane osobowe i informacje poufne pojawiają się także w umowach, fakturach, korespondencji handlowej, dokumentach rekrutacyjnych, zestawieniach płacowych, materiałach projektowych czy wydrukach roboczych. Dokument papierowy pozostawiony przy urządzeniu wielofunkcyjnym lub wyrzucony do zwykłego kosza może być równie istotnym źródłem naruszenia jak źle zabezpieczony plik cyfrowy.
Najpierw retencja, potem brakowanie dokumentacji
Dokumentu nie powinno się niszczyć wyłącznie dlatego, że jest stary albo zajmuje miejsce w archiwum. Decyzję poprzedza kwalifikacja archiwalna, często określana jako brakowanie dokumentacji: sprawdzenie kategorii dokumentu, podstawy przetwarzania, terminu przechowywania oraz ewentualnych okoliczności, które wymagają zachowania akt dłużej.
Różne typy dokumentów podlegają odmiennym okresom retencji wynikającym między innymi z przepisów podatkowych, prawa pracy, regulacji branżowych lub zawartych umów. Osobnego podejścia wymaga dokumentacja, która może stanowić dowód w sporze, postępowaniu kontrolnym albo windykacyjnym. Jej zniszczenie tuż po upływie standardowego terminu może być nierozsądne, jeśli istnieje obowiązek zabezpieczenia materiału na potrzeby konkretnej sprawy.
- tworzyć wykaz serii dokumentacji wraz z datami granicznymi przechowywania;
- oddzielać akta przeznaczone do zniszczenia od dokumentów objętych kontrolą, audytem lub sporem;
- wyznaczyć osobę zatwierdzającą brakowanie;
- ustalić, jakie dokumenty potwierdzają decyzję o usunięciu danej partii akt.
Takie przygotowanie jest szczególnie ważne po zmianie siedziby, zamknięciu projektu, reorganizacji działu kadr lub porządkowaniu wieloletniego archiwum. Największy błąd polega wtedy na traktowaniu całej zawartości magazynu jako jednorodnego zbioru „starych papierów”.
Ryzyko powstaje w obiegu dokumentu, nie tylko podczas samego niszczenia
Trwałe zniszczenie akt jest końcowym etapem procesu, lecz dane mogą zostać ujawnione znacznie wcześniej. Ryzyko rośnie, gdy dokumenty przez tygodnie zalegają w otwartych pudłach, są przenoszone przez wiele osób albo czekają na odbiór w pomieszczeniu dostępnym dla osób postronnych.
W firmach, które sporadycznie porządkują archiwum, wystarczy zwykle jednorazowo ustalony sposób pakowania, protokół przekazania i jasno wskazane miejsce czasowego składowania. Inaczej wygląda codzienny obieg wydruków zawierających dane klientów czy pracowników. W takim środowisku przydatne są zamykane pojemniki na dokumenty poufne, ustawione tam, gdzie odpady papierowe powstają faktycznie: przy stanowiskach administracyjnych, w kadrach, księgowości lub recepcji.
Pojemnik nie zastępuje procedury. Należy określić, kto ma do niego dostęp, jak często jest opróżniany oraz czy pracownicy wiedzą, czego nie wolno wrzucać do zwykłego kosza. Warto też rozdzielić dokumenty papierowe od innych nośników informacji. Dyski, pendrive’y, telefony i nośniki optyczne wymagają odrębnej metody bezpiecznego zagospodarowania.
Jednorazowy odbiór czy stały system pojemnikowy?
Model współpracy powinien wynikać z rytmu powstawania dokumentów, a nie wyłącznie z wielkości przedsiębiorstwa. Jednorazowe niszczenie sprawdza się, gdy firma likwiduje zaległe archiwum, kończy kontrakt, przenosi biuro albo zamyka działalność. Priorytetem staje się wtedy inwentaryzacja partii akt, kontrolowane przekazanie i sprawna logistyka większej liczby pudeł.
Stała obsługa pojemnikowa ma inny cel: ogranicza czas, w którym bieżące wydruki pozostają poza kontrolowanym obiegiem. Jest uzasadniona w biurach rachunkowych, działach HR, placówkach medycznych, kancelariach i organizacjach, w których poufne wydruki pojawiają się regularnie. Jej zaletą nie jest samo „regularne niszczenie”, lecz przewidywalny proces od chwili wyrzucenia dokumentu do zabezpieczonego pojemnika.
Przy wyborze usługodawcy warto zapytać nie tylko o końcowy sposób utylizacji, ale również o odbiór z siedziby, zabezpieczenie dokumentacji na czas transportu, potwierdzenie przekazania oraz dokument kończący proces. W regionie śląskim przykładem usługi obejmującej odbiór, brakowanie i certyfikat potwierdzający realizację jest niszczenie dokumentów w Katowicach oferowane przez Vexar.
Protokół odbioru i certyfikat: co faktycznie potwierdzają?
Dokumentacja procesu pełni funkcję dowodową, ale poszczególnych dokumentów nie należy ze sobą mylić. Protokół odbioru potwierdza przekazanie określonej partii dokumentów wykonawcy. Certyfikat zniszczenia odnosi się natomiast do zakończenia procesu trwałego zniszczenia. Oba elementy pomagają odtworzyć drogę dokumentacji, jeśli firma musi wykazać, co stało się z powierzonymi aktami.
Sam certyfikat nie zwalnia administratora danych z odpowiedzialności za wcześniejsze decyzje. Nie odpowiada na pytanie, czy dokument wolno było zniszczyć w danym terminie ani czy do pojemnika nie trafiły przypadkiem aktualne akta. Dlatego w rejestrze wewnętrznym dobrze zachować informację o rodzaju dokumentacji, zakresie przekazanej partii, dacie odbioru i osobie zatwierdzającej brakowanie.
W przypadku podmiotów przetwarzających dane osobowe znaczenie ma także uporządkowanie relacji z wykonawcą usługi. Zakres obowiązków stron, zasady poufności i sposób postępowania z dokumentacją powinny odpowiadać realnemu modelowi współpracy oraz roli, jaką usługodawca pełni w procesie przetwarzania danych.
Najczęstsze błędy przy usuwaniu papierowych akt
Najbardziej ryzykowne rozwiązania są zwykle pozornie wygodne. Domowa niszczarka może być użyteczna przy pojedynczych wydrukach, jednak nie rozwiązuje problemu większego archiwum, kontroli nad partiami dokumentów ani potwierdzenia ich dalszego losu. Równie problematyczne jest odkładanie niszczenia „na później” — im dłużej akta pozostają w biurze bez przypisanej procedury, tym więcej osób może mieć do nich dostęp.
- wyrzucanie dokumentów z danymi do odpadów komunalnych lub makulatury;
- niszczenie akt bez wcześniejszej weryfikacji terminu przechowywania;
- pozostawianie pudeł z dokumentacją w korytarzu, magazynie współdzielonym lub przy recepcji;
- brak rozróżnienia między dokumentami papierowymi a nośnikami elektronicznymi;
- przekazywanie akt bez protokołu i bez możliwości ustalenia, kto przejął odpowiedzialność za daną partię.
Bezpieczne niszczenie dokumentów nie polega więc na jednorazowym pozbyciu się papieru. To kontrolowany proces łączący retencję, brakowanie, ochronę w trakcie przechowywania, nadzorowane przekazanie oraz możliwość udowodnienia, że dane zostały usunięte we właściwym momencie i w sposób nieodwracalny.
Artykuł sponsorowany
