Ogromna ilość papierów zawsze gromadzi się na naszych biurkach. Jednak przy zastosowaniu odpowiedniego systemu z łatwością zapanujemy nad chaosem i bałaganem. Bardzo istotne jest wyuczenie nawyku sortowania, segregowania, odkładania na właściwe miejsce. Dokumenty można przechowywać na wiele sposobów. Mogą nam posłużyć do tego szafki, szuflady, wysuwane pojemniki, specjalne stelaże, na których wiesza się papiery czy przenośne walizki bądź kosze.
Archiwizacja danych jest bardzo ważna, ale i coraz trudniejsza. Jest to wynikiem przyrostu informacji, które przedsiębiorstwa muszą przechowywać. W celu prawidłowego funkcjonowania organizacji należy zadbać o właściwe archiwizowanie plików oraz wszelkich dokumentów kadrowych i księgowych. Archiwizacja to nic innego jak przenoszenie ważnych dokumentów do pamięci masowej bądź archiwum, co pozwoli długotrwale zachować potrzebne dane.
Archiwizacja dokumentów jak to robic.
Archiwizacja dokumentów wymaga poświęcenia sporo czasu. Przepisy prawne ciągle ulegają zmianie, dlatego należy być na bieżąco z rozporządzeniami dotyczącymi przechowywani danych. Można wówczas skorzystać z firm oferujących usługi archiwizacji. Pomoże to zaoszczędzić czas, ale i zapewni organizacji zgodność ze standardami ISO 27001.
Proces archiwizacji dokumentów powinien przebiegać w 8 krokach. Pierwszym etapem jest kwalifikacja akt do właściwej kategorii. Po odpowiednej kategoryzacji należy przyporządkować je do określonej grupy rzeczowej. W kolejnym kroku następuje uporządkowanie. Do tego idealnie się sprawdzą segregatory, teczki czy pudełka. W widocznym miejscu należy właściwe je opisać, zgodnie z zawartością, co pozwoli na łatwą identyfikację dokumentów. Po dokładnym przygotowaniu narzędzi biurowych służących do porządkowania dokumentów, kolejnym krokiem jest właściwa archiwizacja, czyli określenie terminu składowania akt. Po czym należy je spakować najlepiej do specjalnych pudeł. Dokumenty, których termin przechowywania już minął, należy wyrzucić i zniszczyć. To tak zwany proces brakowania akt. Ostatnim krokiem porządkowania jest wyznaczenie odpowiedniego miejsca w archiwum przechowywanym dokumentom.
Narzędzia biurowe do przechowywania dokumentów.
W procesie archiwizacji dokumentów jak i tych bieżących przydatne są teczki, skoroszyty, segregatory, pojemniki i pudła. Warto wypracować sobie nawyk odpowiedniego przechowywania materiałów i danych. Odnalezienie ważnego dokumentu pod stosem innych papierów będzie na pewno trudniejsze niż w przypadku odpowiedniej archiwizacji. Warto wypracować własny system oznaczania rodzaju dokumentów. Wówczas już wzrokowo będziemy wiedzieć co się mieści w danej teczce. Dobrze także się sprawdzają segregatory i skoroszyty, które pozwalają na przejrzyste składowanie akt. Jednak to systemy zawieszane pozwolą na szybsze odszukanie odpowiedniego dokumentu. Dodatkowo w okienkach opisowych wpisuje się hasłowo najistotniejsze informacje o zawartości danej teczki. Pozwoli to zaoszczędzić wiele czasu przy przeszukiwaniu danych.
Zawartość teczek, segregatorów czy skoroszytów warto dodatkowo porządkować alfabetycznie. System ten sprawdza się przy segregacji dokumentacji klientów i dostawców. Pomocne będą także przekładki z tabulatorami i koszulki. Sortować dokumenty można także systemem numerycznym oraz alfanumerycznym.
